Generative AI Chatbot Toni gibt spezifische Antworten auf Kongress Websites

Use Case

Chatbot Toni beantwortet Anfragen rund um den jeweiligen Kongress.

Use Cases sind zum Beispiel:

Fragen zu den Tickets
Fragen zur Anfahrt und Unterkunft
Fragen zur Agenda oder Abstract-Einreichung

Ziel

Automatisierung und Reduzierung von repetitiven Anfragen
Verbesserung der Customer Experience durch 24/7 Self-Service

Highlight

Ein Highlight in diesem Projekt war der Einsatz von Generative AI. Den Nutzenden war es dadurch möglich, auch Fragen per Freitext zu stellen.

Durch die Mehrsprachigkeitsfunktion von aiaibot konnten die Anfragen zudem in verschiedenen Sprachen gestellt werden.

Ausgangslage

Interplan gehört zu den führenden Kongress-Agenturen in Deutschland und Europa und hat über 3.500 nationale und internationale Kongresse für 200-30.000 Teilnehmenden mit Schwerpunkt Medizin und Wissenschaft erfolgreich organisiert.

Mit einem Team von über 120 Mitarbeitenden in München, Berlin, Hamburg und Leipzig hat sich Interplan den Status eines der führenden Professional Conference Organizer (PCOs) in Europa und im deutschsprachigen Raum erarbeitet.

Pro Jahr setzt das Interplan-Team ca. 50 Veranstaltungen mit insgesamt 70’000 – 80’000 Teilnehmenden um, entsprechend hoch ist das Anfrageaufkommen. Eine Folge dessen ist ein sehr grosses Volumen an E-Mails (davon 40-50% repetitive Anfragen) und somit eine hohe personelle Auslastung im Bereich Delegate Services.

Idee & Umsetzung

Interplan schätzt, dass min. 50% der Anfragen repetitiv sind. Diese sollen zukünftig von einem Chatbot bearbeitet werden.

Mit der Einführung des Chatbots soll das Erlebnis der Kundinnen und Kunden durch die verkürzte Antwortzeit verbessert werden und die Auslastung des Teilnehmermanagements bei repetitiven Anfragen verringert werden. So kann mehr Zeit auf individuelle Anfragen verwendet werden.

In Zusammenarbeit mit aiaibot entwickelte und implementierte Interplan innerhalb von 2 Monaten ab Projektstart den generativen AI-Chatbot «Toni». Toni ist ein innovativer Helfer, der rund um die Uhr bereitsteht, um Fragen zu den Kongressen zu beantworten und die Teilnehmenden bei der Suche nach relevanten Informationen zu unterstützen. Sollte Toni einmal nicht weiterhelfen können, wird die Anfrage direkt an einen/eine Mitarbeiter:in weitergeleitet.

Von Herausforderungen zu Lösungen: Der Weg zur erfolgreichen Implementierung von Chatbot Toni

Vermeidung falscher Auskünfte und Beschränkung auf die Wissensdatenbank:
Es war entscheidend, dass Toni nur korrekte und zuverlässige Informationen liefert.
Integration auf verschiedenen Kundenwebsites:
Toni musste auf den Websites verschiedener Kundinnen und Kunden nahtlos eingebunden werden. Dies erforderte eine flexible und anpassungsfähige Lösung.
Bewältigung sich ständig verändernder Anfragen (z. B. Early-Bird Tickets/ Abstract-Einreichung)

In Zukunft ist geplant, den Chatbot auch bei diversen anderen Kundinnen und Kunden und Gesellschaften zu platzieren.

Statement Interplan zum Projekt mit aiaibot:

Das Aufsetzen und die Implementierung waren dank der professionellen Anleitung durch das aiaibot Team in kürzester Zeit erledigt. Die kontinuierliche Unterstützung während unserer steilen Lernkurve in den ersten Monaten war sehr wertvoll für uns. Unser/e neuer/neue «Mitarbeiter:in» Toni hat in immer mehr Projekten einen festen Platz im Team und wird gerade auf weitere Aufgaben vorbereitet.

Kundenservice neu definiert mit Künstlicher Intelligenz.

aiaibot ist der führende Schweizer Anbieter für automatisierte Kundeninteraktionen mit über 200 erfolgreichen Kundenprojekten. Unsere Chatbot-Plattform bietet Unternehmen vielfältige Lösungen wie Generative AI, IT-Service Desk oder E-Mail Automatisierung.

Der Vorteil für Ihr Unternehmen? Wir bieten Ihnen den Kundenservice von morgen schon heute. Dank vollständiger Transparenz und sicherer Datenspeicherung in der Schweiz garantieren wir höchste Sicherheitsstandards. Unsere No-Code Softwarelösung ermöglicht eine schnelle Implementierung und Benutzerfreundlichkeit, sodass Unternehmen sofort von verbesserten Kundenserviceprozessen profitieren können.