Customer Success Story Interplan

Interplan gehört zu den führenden Kongress-Agenturen in Deutschland und Europa und hat über 3.500 nationale und internationale Kongresse für 200-30.000 Teilnehmenden mit Schwerpunkt Medizin und Wissenschaft erfolgreich organisiert.

Mit einem Team von über 120 Mitarbeitenden in München, Berlin, Hamburg und Leipzig hat sich Interplan den Status eines der führenden Professional Conference Organizer (PCOs) in Europa und im deutschsprachigen Raum erarbeitet.

Pro Jahr setzt das Interplan-Team ca. 50 Veranstaltungen mit insgesamt 70’000 – 80’000 Teilnehmenden um, entsprechend hoch ist das Anfrageaufkommen. Eine Folge dessen ist ein sehr grosses Volumen an E-Mails (davon 40-50% repetitive Anfragen) und somit eine hohe personelle Auslastung im Bereich Delegate Services.

Interplan schätzt, dass min. 50% der Anfragen repetitiv sind. Diese sollen zukünftig von einem Chatbot bearbeitet werden.

Mit der Einführung des Chatbots soll das Erlebnis der Kundinnen und Kunden durch die verkürzte Antwortzeit verbessert werden und die Auslastung des Teilnehmermanagements bei repetitiven Anfragen verringert werden. So kann mehr Zeit auf individuelle Anfragen verwendet werden.

In Zusammenarbeit mit aiaibot entwickelte und implementierte Interplan innerhalb von 2 Monaten ab Projektstart den generativen AI-Chatbot «Toni». Toni ist ein innovativer Helfer, der rund um die Uhr bereitsteht, um Fragen zu den Kongressen zu beantworten und die Teilnehmenden bei der Suche nach relevanten Informationen zu unterstützen. Sollte Toni einmal nicht weiterhelfen können, wird die Anfrage direkt an einen/eine Mitarbeiter:in weitergeleitet.

1. Vermeidung falscher Auskünfte und Beschränkung auf die Wissensdatenbank:
   Es war entscheidend, dass Toni nur korrekte und zuverlässige Informationen liefert.
2. Integration auf verschiedenen Kundenwebsites:
   Toni musste auf den Websites verschiedener Kundinnen und Kunden nahtlos eingebunden werden. Dies erforderte eine flexible und anpassungsfähige Lösung.
3. Bewältigung sich ständig verändernder Anfragen (z. B. Early-Bird Tickets/ Abstract-Einreichung)
   
   

In Zukunft ist geplant, den Chatbot auch bei diversen anderen Kundinnen und Kunden und Gesellschaften zu platzieren.